Co musí obsahovat kniha hostů, záleží na tom, koho ubytujete. Zákon žádnou „knihu hostů“ nezná, zná dvě knihy: evidenční knihu k poplatku z pobytu a domovní knihu cizinců. Obě uchováváte šest let od posledního zápisu a obě můžete mít při kontrole na stole.
Projdeme, co patří do které knihy, kdy stačí jeden záznam pro obě, co se děje při kontrole a jak funguje hlášení cizinců policii. U každého tvrzení uvádíme paragraf, ať si ho můžete ověřit. Vycházíme ze zákona o místních poplatcích a ze zákona o pobytu cizinců.
Jak Chalupario sbírá údaje o hostech a eviduje poplatek z pobytu
Co musí obsahovat kniha hostů: dvě knihy, dva zákony
První je evidenční kniha podle § 3g zákona o místních poplatcích. Vedete ji, pokud vaše obec zavedla poplatek z pobytu a vy ho vybíráte, a to zvlášť za každé zařízení nebo místo, kde poskytujete placený pobyt. Poplatek se týká každého hosta, který v obci není přihlášený, § 3, takže i Čecha z jiného města.
Druhá je domovní kniha podle § 101 zákona o pobytu cizinců. Týká se jen cizinců. Cizincem je podle § 1 odst. 2 každý, kdo není státním občanem České republiky, včetně občanů Evropské unie, tedy i Němec, Polák nebo Slovák.
Ubytováváte-li jen Čechy, domovní knihu vést nemusíte. Evidenční knihu ano, jakmile poplatek vybíráte.
Evidenční kniha: co zapsat o každém hostu
Do evidenční knihy zapisujete údaje o každé fyzické osobě, které poskytnete placený pobyt. Podle § 3g odst. 2 jsou to:
- den počátku a den konce pobytu,
- jméno nebo jména, příjmení a adresa místa přihlášení nebo obdobného místa v zahraničí,
- datum narození,
- číslo a druh průkazu totožnosti,
- výše vybraného poplatku, nebo důvod osvobození od poplatku.
Druh dokladu si nevymýšlíte, zákon jich vyjmenovává devět. Jsou mezi nimi občanský průkaz, cestovní doklad nebo průkaz o povolení k trvalému pobytu. Poslední údaj platí i pro osvobozené hosty, třeba děti do 18 let: zapíšete je a k nim důvod osvobození místo částky.
Domovní kniha: údaje o cizincích a jejich podpis
Domovní kniha obsahuje údaje v rozsahu přihlašovacího tiskopisu a k nim počátek a konec ubytování, § 101 odst. 1. Co patří do tiskopisu, vyjmenovává § 97:
- jméno a příjmení,
- datum narození,
- státní občanství,
- trvalé bydliště v zahraničí,
- číslo cestovního dokladu a víza, je-li v dokladu vyznačeno,
- počátek a místo pobytu,
- předpokládaná doba a účel pobytu.
Cizinec vám podle § 103 písm. b) předloží doklad a osobně vyplní a podepíše přihlašovací tiskopis, nebo podepíše listinný dokument se stejnými údaji. Cizinec mladší 15 let podpis dávat nemusí. Zákon mluví o tiskopisu a o listinném dokumentu, takže zda stačí podpis na obrazovce, si ověřte u cizinecké policie, než se spolehnete jen na online formulář.
Jeden záznam pro obě knihy, na papíře i v počítači
Zákon nezakazuje vést jeden záznam pro obě knihy, pokud nese všechny údaje, které chce každá z nich. Společné jsou jméno, příjmení, datum narození, adresa, doklad a počátek a konec pobytu. Navíc patří k cizinci státní občanství, předpokládaná doba a účel pobytu a číslo víza, k poplatku vybraná částka nebo důvod osvobození.
| Údaj o hostu | Evidenční kniha | Domovní kniha |
|---|---|---|
| Jméno a příjmení | ✓ | ✓ |
| Datum narození | ✓ | ✓ |
| Adresa místa přihlášení nebo bydliště v zahraničí | ✓ | ✓ |
| Druh a číslo dokladu | ✓ | ✓ |
| Počátek a konec pobytu | ✓ | ✓ |
| Státní občanství | ✗ | ✓ |
| Číslo víza, je-li v dokladu | ✗ | ✓ |
| Účel a předpokládaná doba pobytu | ✗ | ✓ |
| Podpis hosta | ✗ | ✓ |
| Výše poplatku nebo důvod osvobození | ✓ | ✗ |
Pozor na doklad. Evidenční kniha chce jeho druh z devíti vyjmenovaných i číslo, domovní kniha číslo cestovního dokladu. U jednoho záznamu proto zapište druh i číslo dokladu.
Evidenční kniha smí být „v listinné nebo elektronické podobě“, § 3g odst. 1, tedy sešit stejně jako tabulka. U domovní knihy zákon mluví o dokumentu a elektronickou podobu výslovně nezmiňuje. Zápisy do ní ale musí být provedeny v aktuálním čase, pravidelně, přehledně a řazené podle času, § 101 odst. 3.
Šest let od posledního zápisu a co ukážete při kontrole
Evidenční knihu uchováváte 6 let ode dne posledního zápisu, § 3g odst. 4. Domovní knihu také 6 let od posledního zápisu, § 101 odst. 4. Pokud místo knihy držíte podepsané listinné dokumenty cizinců, běží šest let od konce ubytování cizince.
Lhůta se tedy počítá od posledního zápisu do knihy, ne od odjezdu jednotlivého hosta. Vedete-li jednu knihu pro několik let, patří do ní i starší zápisy, dokud neuplyne šest let od toho posledního.
Domovní knihu kontroluje policie. Na požádání ji musíte předložit a při zahájení kontroly předložit knihu s údaji o cizincích, kteří jsou u vás právě ubytováni, § 100 písm. f). Policii musíte také poskytnout součinnost, aby z předložené knihy získala údaje, § 101 odst. 2.
U evidenční knihy rozhoduje kvalita zápisů. Podle § 3g odst. 3 musí být správné, úplné, průkazné, přehledné, srozumitelné, trvalé a uspořádané postupně z časového hlediska. Kdo se na poplatek zeptá, má v knize najít u každého hosta, kdy u vás byl, kdo to byl a kolik zaplatil nebo proč byl osvobozen.
Cizince nahlašujete policii do tří pracovních dnů
Vést domovní knihu a hlásit cizince jsou dvě různé povinnosti. Ubytování cizince musíte oznámit útvaru policie do 3 pracovních dnů po jeho ubytování, § 102 odst. 1. Platí to i pro hosty z Evropské unie.
Zákon dává tři cesty: předložit přihlašovací tiskopis, předložit stejnopis listinného dokumentu se stejnými údaji, nebo vyplnit elektronický formulář v internetové aplikaci, § 102 odst. 2. Kdo ubytování provozuje jako podnikání, hlásí přes internet, je-li takový přístup zřízen a funkční, odst. 3. V praxi jde o aplikaci policie UbyPort.
Chalupario tuhle povinnost řeší s vámi. Údaje, které host vyplní v online check-inu, předá propojené službě pro knihu hostů a ta cizince nahlásí policii ve lhůtě. U rezervace vidíte, zda hlášení odešlo, a nic nepřepisujete ručně.
Shrnutí
- Zákon nezná „knihu hostů“, zná evidenční knihu poplatku a domovní knihu cizinců.
- Evidenční knihu vedete za každý objekt, kde vaše obec poplatek zavedla, a zapisujete do ní všechny placené hosty včetně osvobozených.
- Domovní kniha se týká cizinců, tedy i občanů EU, a nese údaje z přihlašovacího tiskopisu.
- Jeden záznam smí sloužit oběma knihám, když nese všechny údaje obou.
- Obě knihy uchováváte 6 let od posledního zápisu.
- Cizince hlásíte policii do 3 pracovních dnů po ubytování.
Co udělat teď
- Zeptejte se na obecním úřadě, zda vaše obec poplatek z pobytu zavedla, a pokud ano, založte evidenční knihu pro každý objekt.
- Sjednoťte formulář pro hosty tak, aby jeden záznam nesl údaje obou knih, včetně státního občanství, účelu pobytu a druhu dokladu.
- Ověřte si, že cizince hlásíte policii do tří pracovních dnů po příjezdu, ručně nebo přes systém, který to udělá za vás.
